Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 2 - Nhược điểm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán

James Perry, Richard Newmark

Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán

Nhược điểm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán

Cho dù có nhiều ưu điểm trình bày ở phần trước, hệ cơ sở dữ liệu kế toán có một số nhược điểm. Hệ cơ sở dữ liệu với nhiều chức năng hơn không hẳn miễn phí – hệ cơ sở dữ liệu có thể gồm phí ở các hạng mục sau:

• Cần phần cứng mạnh hơn
• Bản thân phần mềm cơ sở dữ liệu
• Thuê mướn một quản trị viên cơ sở dữ liệu

Mặc dù đặc trưng quản lý và kiểm soát tập trung trong công ty có thể là ưu điểm, đặc trưng tập trung đó có thể tạo ra những nhược điểm sau:

• Việc vận hành hệ thống có tính quyết định.
• Việc nhập sai dữ liệu sẽ làm hỏng công việc của nhiều người.
• Tranh chấp quyền sở hữu dữ liệu có thể phát sinh.

Một nhược điểm cuối cùng mà kế toán viên thỉnh thoảng để ý – về tâm lý hơn là thực tế - đó là nhìn chung họ không tin hệ thống kế toán nào chỉ nhập một lần. Bút toán kép quá thông dụng trong đào tạo và thực hành kế toán đến nỗi các kế toán viên sẽ tự động hoài nghi và không tin bất kỳ thứ gì khác.

Chi phí gánh thêm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán thường gây ra tình trạng giảm bớt nhu cầu lưu dữ liệu và chi phí lập trình. Tuy nhiên, việc loại bỏ tình trạng dư thừa dữ liệu trong hệ cơ sở dữ liệu đã giảm bớt yêu cầu lưu trữ dữ liệu. Ngoài ra, do cấu trúc bảng dữ liệu có thể bao gồm các kiểm soát dữ liệu nhập cũng như tính toàn vẹn, lập trình ứng dụng trở nên đơn giản hơn – vì vậy sẽ ít tốn kém thời gian và chi phí hơn.

Đặc trưng kiểm soát dữ liệu và an ninh tập trung là con dao hai lưỡi. Đặc trưng tập trung sẽ đặt mọi thông tin công ty vào một nơi, nên gây gia tăng rủi ro. Tuy nhiên, đặc trưng đó cũng cho phép tập trung tài nguyên vào việc lập kế hoạch dự phòng, an ninh, sao lưu, và phục hồi, từ đó thật sự giảm nhẹ rủi ro.

Nhiều công ty cho rằng ưu điểm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán vượt trội so với nhược điểm. Hầu hết các xây dựng hệ thống kế toán mới đều dựa trên hệ cơ sở dữ liệu quan hệ. Ta dự kiến xu hướng này sẽ tiếp tục khi phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trở nên rẻ hơn, nhiều khả năng hơn, và dễ dùng hơn.