James Perry, Richard Newmark
Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán
Thu thập dữ liệu và báo cáo trước khi có hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Trước khi xuất hiện hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại, việc thu thập dữ liệu doanh nghiệp rất khác so với ngày nay. Giả định rằng lúc này là cuối những năm 1960 và bạn chịu trách nhiệm bảo trì thông tin khách hàng trên máy tính cỡ trung cho The Coffee Merchant, một công ty nhỏ bán sỉ cà phê. Phòng xử lý dữ liệu có đội ngũ lập trình viên và nhân viên hỗ trợ nhằm cung cấp nhu cầu xử lý dữ liệu cho toàn công ty.
File phẳng (flat file) là file dữ liệu chứa thông tin nhưng không liên kết tường minh với các file thông tin khác. File phẳng là bộ phận quan trọng trong xử lý thông tin kinh doanh vào những ngày đầu máy tính hóa. Chẳng hạn, bộ phận thu nợ giữ tên và địa chỉ khách hàng trong một file. Khi nhận đơn mua hàng, ai đó sẽ nhập thông tin đặt mua cà phê và trà vào một file phẳng khác. File này chứa các dữ liệu mua hàng như mặt hàng đã đặt mua, số lượng ứng với từng mặt hàng, và đợt mua này có chịu thuế không – hàng mua về bán lại chưa chịu thuế cho đến khi chúng được bán lẻ cho khách hàng. Bộ phận trả nợ lưu thông tin vào những file riêng, chứa tên và địa chỉ nhà cung cấp mà công ty nợ tiền, mã số hóa đơn, mã số đơn mua hàng, và các mục thông tin tương tự.
Các báo cáo thường dùng thì lúc nào cũng có sẵn. Những báo cáo này tổng kết dữ liệu lưu trong file. Khi quản lý viên muốn xem số liệu bán hàng mới nhất của tháng trước, họ chỉ cần yêu cầu phòng xử lý dữ liệu. Báo cáo theo yêu cầu sẽ ở trên bàn của quản lý viên vào sáng hôm sau. Xác định mức tồn kho hiện thời về mọi loại cà phê và trà là một yêu cầu điển hình được đáp ứng dễ dàng. Phòng xử lý dữ liệu xử lý yêu cầu quản lý, thi hành chương trình truy xuất file thích hợp, rồi phát sinh báo cáo. Đây là ví dụ điển hình về cách phát sinh báo cáo thỏa mãn các yêu cầu truyền thống.
Những yêu cầu báo cáo tùy biến hay bất thường lại là vấn đề khác. Mặc dù báo cáo chuẩn có thể phát sinh bằng cách lên lịch và thi hành chương trình viết cho mục đích đó, những yêu cầu báo cáo bất thường phải được thiết kế và được viết một cách tùy biến. Chẳng hạn, quản lý viên mua sắm muốn biết mức tồn kho của 20 loại cà phê và trà thông dụng nhất so với cùng kỳ năm ngoái. Báo cáo như thế đòi hỏi lập trình viên phải thiết kế và lập trình tùy biến. Khi nhận yêu cầu đặc biệt, phân tích viên hệ thống sẽ xác định file nào chứa thông tin cần thiết để báo cáo. Phân tích viên còn cung cấp bản thiết kế chương trình. Sau khi người dùng đồng ý với thiết kế đó, một hay nhiều lập trình viên sẽ lập trình bằng cách đọc file, xử lý và tổng kết dữ liệu, rồi in báo cáo. Sẽ không bất thường nhưngếu một báo cáo tùy biến phải mất vài tuần mới có thể gửi đến quản lý viên! Việc duy trì đội ngũ nhiều kế toán viên và lập trình viên nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý dữ liệu cho công ty sẽ rất tốn kém. Thời gian là tiền bạc, và quản lý viên không chấp nhận đợi hàng tuần mới có được những báo cáo quan trọng.
Vẫn còn tồn đọng nhiều vấn đề khác vào thời tiền hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Các vấn đề đó bao gồm tình trạng tạo nên dữ liệu lỗi thời và dư thừa. Nhiều phòng ban và cá nhân tạo ra và bảo trì file của chính họ, đưa đến kết quả nhập và lưu trữ thông tin trùng lắp. Họ muốn làm vậy vì có thể nhanh chóng truy xuất và xem xét dữ liệu cùng với chương trình của chính họ, thay vì phải đợi phòng xử lý dữ liệu, nơi đã quá tải trong việc đáp ứng yêu cầu của họ. File dữ liệu trùng lắp đưa đến hiện tượng dư thừa và bất nhất dữ liệu.
Trong nhiều công ty, phòng tiếp thị giữ riêng file thông tin khách hàng với số lượng lớn để họ có thể gửi thông tin quảng cáo và khuyến mãi. Phòng tiếp thị thường thuê một lập trình viên trẻ giỏi để bảo trì file và viết chương trình phát sinh nhãn địa chỉ từ những file đó. Vấn đề sẽ phát sinh khi danh sách khách hàng không được cập nhật. Mặc dù phòng xử lý dữ liệu cập nhật kịp thời danh sách khách hàng từ các đơn đặt hàng hàng tháng, phòng tiếp thị không truy xuất được dữ liệu cập nhật này. Khi khách hàng hiện thời thay đổi địa chỉ cũng như sổ sung khách hàng mới, danh sách khách hàng ở phòng tiếp thị trở nên lỗi thời và cuối cùng trở nên vô dụng.
Bạn có thể bắt đầu bắt gặp nhiều loại vấn đề phát sinh khi doanh nghiệp dùng những hệ thống thông tin rời rạc. Có một rào chắn giữa người tiêu thụ thông tin và bản thân thông tin. Rào chắn đó là phòng xử lý dữ liệu, một nhân tố cần thiết trong chu trình yêu cầu và tiếp nhận thông tin. Các phòng ban khác giải quyết tình trạng chậm trễ từ phòng xử lý dữ liệu bằng cách tạo ra các ốc đảo thông tin và độc lập bảo trì chúng. Những ốc đảo thông tin này tạo ra tình trạng dư thừa và bất nhất dữ liệu. Tóm lại, rất nhiều thời gian và tiền bạc đã chi ra để lưu trữ và truy xuất dữ liệu doanh nghiệp trên máy tính trước khi hệ quản trị cơ sở dữ liệu xuất hiện và hệ thông tin kế toán dựa trên đó.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét