Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 7 - Nhập môn mô hình dữ liệu

James Perry, Richard Newmark

Chương 7
Nhập môn mô hình dữ liệu cho hệ thông tin kế toán

Nhập môn mô hình dữ liệu

Phương pháp sử dụng trong tài liệu này để thiết kế hệ thông tin kế toán sẽ dựa trên quan điểm cho rằng hoạt động kinh tế của một doanh nghiệp là chuỗi các biến cố qua lại. Quan điểm này nhất quán với lý thuyết trao đổi kinh tế. Một trao đổi kinh tế bao gồm một biến cố “cho đi” và một biến cố “lấy về”. Mọi biến cố cho đi đều có một biến cố lấy về liên quan. Chẳng hạn, khi doanh nghiệp mua hàng tồn kho, họ “cho đi” tiền và “lấy về” hàng tồn kho. Cách nay trên 25 năm, McCarthy đã nhận diện tập biến cố chung cho các doanh nghiệp và chúng đã trở thành nền tảng bản thể luận doanh nghiệp REA. Bản thể luận định nghĩa cái gì hiện hữu. Bản thể luận doanh nghiệp REA định nghĩa các biến cố kinh tế và kinh doanh hiện hữu trong doanh nghiệp; những tài nguyên và tác nhân tham gia trong các biến cố này. Hơn nữa, mô hình REA được thiết kế theo cách sao cho mô hình kết quả dễ dàng chuyển thành cơ sở dữ liệu quan hệ.

Mô hình REA là phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ trên xuống (top-down). Bạn khởi đầu bằng một tổng quan mức cao về doanh nghiệp, tức hệ thống giá trị (value system), bằng cách nhận diện những bạn hàng bên ngoài doanh nghiệp cũng như dòng tài nguyên giữa doanh nghiệp và bạn hàng bên ngoài. Thậm chí từ quan điểm vĩ mô này về doanh nghiệp, bạn có thể nhận diện toàn bộ tài nguyên vào ra doanh nghiệp, cũng như các tác nhân bên ngoài.

Bước tiếp theo là tập trung vào bản thân doanh nghiệp và nhận diện các qui trình kinh doanh cơ bản tạo nên chuỗi giá trị (value chain) của doanh nghiệp đó. Năm qui trình kinh doanh cơ bản nhất là tài chính, mua hàng - trả tiền, nhân sự, chuyển đổi, và bán hàng - thu tiền. Ở mức độ chuỗi giá trị bạn còn nhận diện các biến cố trao đổi kinh tế bên trong từng qui trình kinh doanh, và tài nguyên chảy từ qui trình này sang qui trình kia.

Sau khi tạo mô hình chuỗi giá trị doanh nghiệp, bước tiếp theo là tạo mô hình của từng qui trình kinh doanh (business process) chẳng hạn qui trình mua hàng - trả tiền. Ở mức độ mô hình chi tiết này, bạn hình thành tập hợp bảng chính cho cơ sở dữ liệu Access. Đây là mức độ chi tiết nhất ở đó tập các hạng mục thông thường đã được nhận diện cho doanh nghiệp. Hơn nữa, các mô hình qui trình kinh doanh chứa đủ chi tiết để xây dựng một AIS cơ bản trong Microsoft Access.

Để hệ thống hoàn chỉnh hơn, bạn cần xem xét từng biến cố trong qui trình kinh doanh để nhận diện các nhiệm vụ đơn lẻ nhằm hoàn thành biến cố đó. Các mô hình ở mức độ nhiệm vụ này thường được minh họa bằng lưu đồ tư liệu. Lưu đồ có thể bộc lộ thông tin cần bổ sung vào AIS. Tuy nhiên, trong tài liệu này, ta dừng mô hình dữ liệu ở mức độ qui trình kinh doanh, đủ tạo tác một AIS hết sức cơ bản trong Access.

Ở những phần tiếp theo, bạn sẽ được hướng dẫn tạo ra mô hình giá trị, chuỗi giá trị, và qui trình kinh doanh cho Pipefitters Supply Company, vốn mua đường ống và khớp nối từ nhà sản xuất rồi bán lại cho khách hàng như nhà thầu và công ty xây dựng. Đây là hoạt động kinh doanh điển hình của các công ty buôn bán. Ngoài việc bán đường ống và khớp nối cho khách hàng, Pipefitters còn lắp ráp theo bộ chuẩn cho khách hàng. Sau này bạn sẽ biết nhiều hơn về Pipefitters khi dùng thông tin được cung cấp để tạo mô hình dữ liệu. Sau khi hoàn thành mô hình qui trình kinh doanh, bạn sẽ dùng mô hình đó để tạo cơ sở dữ liệu Access cho hoạt động kinh doanh của Pipefitters. Trong các chương sau, bạn sẽ thiết kế và tạo tác một hệ thông tin kế toán thô nhưng hoàn chỉnh cho Pipefitters Supply Company, nhập các giao dịch, dẫn xuất thông tin tài chính, và lập báo cáo tài chính.