James Perry, Richard Newmark
Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán
Hệ thông tin kế toán và hệ cơ sở dữ liệu
Về lịch sử, thông tin kế toán có được từ sổ cái và bút toán nhật ký. Chẳng hạn, thông tin về bán chịu sẽ được ghi nhận trong bút toán nhật ký bán hàng. Hàng tháng, kế toán viên làm các báo cáo tài chính chẳng hạn báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán từ thông tin trong sổ cái. Nếu quản lý viên cần thông tin về hoạt động công ty vào thời điểm giữa tháng, họ phải đợi chốt sổ vào cuối tháng sau để có thể nhận được thông tin đó. Tuy nhiên, trong thế giới kinh doanh gấp gáp và đầy cạnh tranh ngày nay, quản lý viên cần nhiều hơn là báo cáo kế toán định kỳ thông thường. Một số thông tin không dễ có được, thậm chí hoàn toàn không thể, nếu dùng phần mềm bút toán kép truyền thống. Chẳng hạn, quản lý viên sản xuất sẽ khó nhận được từ hệ kế toán truyền thống dữ liệu tổng phế phẩm hàng tháng trong kho. Những dữ liệu tổng hợp quí giá khác nhằm cung cấp bức tranh về tình hình lao động hay tài chính hiện thời của công ty thì khó nhận được từ hệ kế toán truyền thống. Các phương pháp tổng hợp thông thường do hệ kế toán cung cấp đã lấp hết thông tin giá trị.
Hệ kế toán ngày nay dùng cách tiếp cận khác. Các báo cáo dựa trên truy vấn cơ sở dữ liệu đang thay dần báo cáo kế toán truyền thống. Phần cứng và phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu rẻ tiền tiện lợi đã thúc đẩy việc nắm bắt thông tin kế toán từ hệ cơ sở dữ liệu. Kế toán biến cố (event accounting) bao gồm việc lưu dữ liệu về một biến cố kinh tế, chẳng hạn chi trả một đơn mua hàng, vào một hay nhiều bảng cơ sở dữ liệu. Kế toán biến cố không chỉ ghi nhận số liệu tổng hợp kèm theo biến cố. Thông tin ghi nhận một biến cố kinh tế có thể bao gồm người tham gia (chẳng hạn tên khách hàng), lý do phát sinh biến cố, và tài nguyên nào chịu ảnh hưởng bởi biến cố đó.
Hệ kế toán biến cố không bị bó buộc bởi những giả định của kế toán viên về phương thức tổng hợp, kết xuất, hay sử dụng thông tin đã ghi nhận. Thay vào đó, quản lý viên, tức người ra quyết định dựa trên thông tin, được cung cấp khả năng rút trích thông tin từ cơ sở dữ liệu kế toán biến cố. Chẳng hạn, người quản lý kho có thể tạo (hay yêu cầu tạo) báo cáo về mức tồn kho hiện thời và tỉ lệ thay đổi mức tồn kho so với tháng trước.
Đây là khác biệt quan trọng của hệ thông tin kế toán nhờ lợi dụng phương pháp ghi nhận giao dịch nợ có theo dạng tổng hợp cao. Nếu quản lý viên cần thông tin từ hệ kế toán hỗ trợ việc tạo các quyết định quan trọng, họ chỉ cần yêu cầu cung cấp dữ liệu rồi rà soát kết quả báo cáo. Quản lý viên và người ra quyết định không còn phải dựa hoàn toàn vào các báo cáo tài chính thông thường và những báo cáo khác được chuẩn bị từ hệ kế toán truyền thống. Mặc dù một số báo cáo tài chính thông thường có thể hỗ trợ quản lý viên ra quyết định cho toàn doanh nghiệp, phần lớn thông tin bị mất trong lúc tổng hợp, vốn diễn ra trong hệ kế toán truyền thống khi kết xuất báo cáo tài chính.
Ở tập sách này, bạn sẽ học phát triển hệ thông tin kế toán bằng cách dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Vì hệ quản trị cơ sở dữ liệu có thể lưu mọi thứ mà tổ chức muốn, chúng cung cấp vô vàn thông tin. Rất nhiều thông tin hữu ích có thể phát sinh từ dữ liệu lưu trong các bảng cơ sở dữ liệu. Là một chuyên gia hệ thông tin kế toán tiềm năng, bạn đang đi đầu trên đường chuyển đổi sang hệ kế toán hữu ích hơn.
Tới đây, bạn sẽ học về quá trình tiến hóa của hệ quản trị cơ sở dữ liệu và một số ưu nhược điểm của việc dùng hệ cơ sở dữ liệu. Ta khởi đầu bằng việc lướt qua các công cụ phần mềm kinh doanh xuất hiện trước khi phát minh ra hệ cơ sở dữ liệu.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét