James Perry, Richard Newmark
Chương 2
Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán
Ưu điểm của hệ cơ sở dữ liệu kế toán
Hệ bút toán kép làm bằng tay có thể rất hiệu quả; những thực thi trên máy tính của bút toán kép dùng thiết kế xử lý file phẳng. Trong các hệ thống làm bằng tay, bản chất đối ngẫu của mô hình kế toán bên nợ bên có, cung cấp cơ chế điều chỉnh lỗi sẵn có. Trong các hệ thống tự động, tính đối ngẫu này không hiệu quả và chẳng dùng cho mục đích kiểm soát thực tế nào cả.
Hệ cơ sở dữ liệu kế toán chỉ lưu dữ liệu một lần. Điều này đưa đến một số ưu điểm so với hệ bút toán file phẳng. Hệ cơ sở dữ liệu kế toán có thể:
⦁ Giảm phí lưu dữ liệu.
⦁ Loại bỏ tình trạng dư thừa dữ liệu.
⦁ Loại bỏ tình trạng dữ liệu không nhất quán.
⦁ Tránh xử lý trùng lắp.
⦁ Thuận lợi cho các nhiệm vụ thêm, xóa, và sửa dữ liệu.
⦁ Quản lý dữ liệu tập trung.
⦁ Qui trách nhiệm an ninh dữ liệu về một đầu mối.
Hệ cơ sở dữ liệu kế toán trích xuất dữ liệu linh hoạt hơn hệ bút toán file phẳng. Sự linh hoạt này đưa đến những ưu điểm khác. Chẳng hạn, hệ cơ sở dữ liệu kế toán có thể:
⦁ Dễ dàng thay đổi và cập nhật báo cáo.
⦁ Cung cấp khả năng truy vấn dữ liệu mà không cần tiên liệu trước.
⦁ Thuận lợi cho việc phân tích dữ liệu xuyên chức năng (cross-functional).
⦁ Cho phép nhiều người đồng thời truy cập dữ liệu.
Hệ cơ sở dữ liệu kế toán còn cung cấp khả năng nhập liệu và kiểm soát tính toàn vẹn dữ liệu thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Thiết kế viên hệ thống kế toán có thể đặt các kiểm soát này vào cấu trúc bảng khi họ tạo ra chúng, mà không cần lập trình các kiểm soát trong mọi ứng dụng có dùng đến dữ liệu bảng.
Do cơ sở dữ liệu chỉ lưu dữ liệu một lần, chi phí lưu sẽ thấp hơn so với hệ thống file phẳng, vốn yêu cầu phải lưu dôi ra. Nhờ tránh được nhu cầu lưu dữ liệu ở nhiều vị trí trong toàn bộ hệ thống, hệ cơ sở dữ liệu kế toán ngăn được tình trạng dữ liệu không nhất quán. Chẳng hạn, khi thay đổi địa chỉ khách hàng, hệ cơ sở dữ liệu kế toán chỉ thay đổi một lần, trong bảng Customer. Mọi ứng dụng dùng đến địa chỉ khách hàng - có thể gồm việc làm hóa đơn, tính phí, khuyến mãi, điều tra tiếp thị, tổng kết mua bán - sẽ tự động dùng địa chỉ vừa được cập nhật trong bảng Customer. Tình trạng dữ liệu không nhất quán có thể là nguyên nhân đưa đến nhiều lúng túng trong kinh doanh. Nhờ dữ liệu chỉ được nhập một lần, nhiệm vụ thêm, xóa, sửa có thể thực hiện hiệu quả hơn. Nhờ tránh được tình trạng dư thừa dữ liệu, phương pháp cơ sở dữ liệu còn đảm bảo rằng các mục dữ liệu trong ứng dụng kế toán sẽ có cùng tên trường, chiều dài trường, và cùng kiểu dữ liệu như các ứng dụng khác.
Việc quản lý dữ liệu tập trung và qui trách nhiệm an ninh về một đầu mối cho phép doanh nghiệp giao trách nhiệm này cho một người hay một nhóm. Nhờ vậy người đó có thể phát triển chuyên môn của mình. Khi một công ty quyết định dùng cơ sở dữ liệu để quản lý dữ liệu, họ thường thuê một chuyên viên quản trị cơ sở dữ liệu (database administrator). Cơ sở dữ liệu viên sẽ chịu trách nhiệm về đặc tả và cấu trúc của mọi bảng dữ liệu trong hệ thống thông tin. Họ còn chịu trách nhiệm áp đặt các qui định an ninh, sao lưu, và điều phối kế hoạch dự phòng khi khẩn cấp.
Sở hữu được tập dữ liệu tốt nhất thế giới sẽ không ích lợi gì cho quản lý viên nếu họ không truy cập tập dữ liệu đó. Ưu điểm chính của hệ cơ sở dữ liệu kế toán là chúng tạo thuận lợi cho người dùng khi truy cập dữ liệu. Qua việc cung cấp công cụ phát sinh báo cáo đồ thị trực quan, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu như Microsoft Access cho phép kế toán viên dễ dàng thay đổi cấu trúc và định dạng báo cáo của họ.
Một trong những thách thức khó khăn nhất khi thiết kế hệ thống kế toán luôn là nhiệm vụ tạo báo cáo. Thiết kế viên thấy rằng họ không thể lường hết mọi dạng báo cáo mà kế toán viên và quản lý viên có thể muốn bởi vì họ phải tạo chúng trước khi xây dựng hệ thống. Ngôn ngữ truy vấn mạnh có sẵn trong Access và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác đã giúp nhiệm vụ này dễ dàng hơn. Câu truy vấn cho phép người dùng yêu cầu hệ cơ sở dữ liệu kế toán cung cấp thông tin bằng cách kết hợp các bảng dữ liệu với nhau rồi thi hành tính toán theo cách mà thiết kế viên hệ thống không thể hình dung. Hơn nữa, những truy vấn và báo cáo này có thể truy xuất nhiều hơn dữ liệu kế toán. Chẳng hạn, các bảng chứa thông tin tiếp thị và sản xuất có thể kết hợp với những bảng chứa thông tin kế toán để tạo ra các báo cáo xuyên chức năng thật sự. Khả năng truy vấn và phát sinh báo cáo theo kiểu tình thế này là một trong những ưu điểm của việc dùng hệ thống kế toán được xây dựng bằng phần mềm cơ sở dữ liệu quan hệ.
Cuối cùng, hệ cơ sở dữ liệu kế toán thực thi nhiều kiểm soát nhập liệu và toàn vẹn dữ liệu ở mức độ cơ sở dữ liệu. Trong chương 3 bạn sẽ học cách thêm một số kiểm soát này vào các bảng dữ liệu kế toán. Nhờ việc đưa các kiểm soát này vào cơ sở dữ liệu, bạn sẽ tránh được nhu cầu đưa các kiểm soát vào mọi ứng dụng sử dụng dữ liệu.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét